社内書類に使う印鑑

社内書類に使う印鑑は?法人印の種類と使い分け

法人の印鑑というと、契約書や登記、銀行手続きなど、社外とのやり取りで使う場面を思い浮かべることが多いかもしれません。しかし実際には、雇用契約書や在職証明書、辞令など、会社から従業員に対して発行する書類にも、会社の印鑑を使う場面があります。

この記事では、会社側が発行・承認する社内向けの書類に押す印鑑について、書類ごとの使われ方を整理します。稟議書や決裁書に押す印鑑(決裁印)についても取り上げます。

※この記事で紹介する押印は、法律上必須とは限らず、会社ごとの規程や商慣習によるものも多くあります。実際の運用では、自社のルールに従ってください。

社内・従業員向け書類で使われる法人印鑑

まず、法人印鑑には大きく次のようなものがあります。

印鑑の種類用途
会社実印
会社実印
法務局に届け出る、会社を代表する印鑑です。
会社を代表して重要な契約や登記関連の手続きなどに使われるため、日常的な社内書類まで会社実印を使う必要はありません。
角印
角印
会社の認印として使われることが多い、四角い形の印鑑です。
請求書や領収書などの日常的な対外書類のほか、在職証明書など、会社が発行する書類にも使われることがあります。
会社認印
会社認印
法務局に届け出ていない、丸型の会社印です。
会社実印とは別の印鑑として、会社の認印に位置づけて使用します。角印と同じく、法律上「この書類には丸印を使う」と決められているものではなく、会社の運用によって使われ方が異なります。
役職印
役職印
社長や部長、支店長など、特定の役職者が職務上の権限をもって使用する印鑑です。
辞令や社内決裁など、会社としての発行・承認だけでなく、特定の役職者による発令・承認を示したい場面で使われることがあります。

このうち、会社が日常的に発行する書類では、角印や会社認印など、会社実印ではない印鑑が使われます。

ただし、「角印はこの書類、丸印はこの書類」と法律で決められているわけではありません。会社によって、書類の重要度や用途、社内規程などに応じて使い分けています。

たとえば、請求書や領収書などの日常的な書類には角印、雇用契約書など比較的重要な書類には丸型の会社認印を使うなど、運用を分けている会社もあります。

また、会社実印は会社を代表する重要な印鑑であるため、日常的な書類まで会社実印を使うのではなく、会社実印と会社認印を用途に応じて使い分けるのが一般的です。

【一覧】社内・従業員向け書類に押す印鑑と、使われる法人印鑑

会社側が発行・承認する書類を中心に、一般的な法人印鑑の使われ方をまとめました。

書類一般的に使われる法人印鑑用途・位置づけ
雇用契約書角印会社認印会社が契約当事者として書類を発行する際に使用されることがあります。
労働条件通知書角印会社認印会社が従業員に労働条件を通知する書類。押印するかどうかは会社の運用によります。
在職証明書角印会社認印会社が発行した証明書であることを示すために使用されます。
退職証明書角印会社認印会社が退職者に発行する証明書類。会社の認印として使用する場合があります。
辞令・人事通知角印会社認印役職印会社からの正式な発令であることを示すために使用されることがあります。
稟議書・決裁書役職印個人の認印 など社内の承認・決裁の証として、会社独自のルールに基づいて使用されます。
社内証明書・各種証明書角印会社認印会社が発行する正式な書類であることを示すために使用されます。

※上記は一般的な運用例です。押印の要否や使用する印鑑は、会社の規程や書類の用途によって異なります。

稟議書・決裁書に押す印鑑(決裁印)は、会社の印鑑とは役割が異なる

稟議書や決裁書は会社から従業員へ発行する書類ではなく、社内で承認・決裁を行うための書類です。

そのため、会社名入りの角印を押すというより、担当者や承認者が確認・承認したことを示すための印鑑が使われます。たとえば、担当者が個人の認印を押したり、役職者が役職印を使ったりする場合があります。

一方で、近年は電子ワークフローによって承認を行い、紙の印鑑を使わない会社も増えています。

会社が従業員に発行する書類なのか、社内で承認を行う書類なのかによって、印鑑の役割も変わります。

新入社員のイメージ

社内書類に備えるなら、日常的に使える会社認印を

社内・従業員向けの書類を含め、会社ではさまざまな書類を発行・承認します。それらの書類なつ印んために、日常的に使える会社認印を複数用意しておくと、印鑑を用途ごとに管理しやすくなります。

特に角印(社印)は、請求書や領収書などの対外文書だけでなく、在職証明書や各種証明書など、会社名義で発行する書類にも使えます。

また、雇用契約書など比較的重要な書類には丸型の会社認印を使うなど、書類ごとに運用を分けることもできます。

法人印鑑をこれから揃える場合は、会社実印だけでなく、日常業務で使う会社認印についても、どのように使い分けるか決めておくことをおすすめします。

個人開業印鑑4本セット

品格を形にするSirusiの法人印鑑

法人印鑑
Sirusiでは、伝統的でオーソドックスな書体はもちろん、前衛的でアーティスティックなデザインにも対応いたします。様々なデザインの引き出しを持つ職人が、御社名のバランスを考慮しながら、一文字ずつ丁寧に制作し、洗練した印鑑に仕上げます。法人印鑑を通して会社を運営する皆様をサポートできるよう、使い心地にもこだわった印鑑を作成いたします。

11,000円(税込)〜

会社印鑑・法人印鑑の作成はこちら

よくある質問

社内書類に押す印鑑は、何を使えばよいですか?

会社が従業員に発行する雇用契約書・在職証明書・辞令などには、角印や会社認印が一般的に使われます。会社実印は、日常的な社内書類まで使う必要はありません。押印の要否や使う印鑑は、会社の規程や書類の用途によって異なります。

稟議書・決裁書に押す印鑑(決裁印・上長印)はどんな印鑑を使えばよいですか?

稟議書や決裁書は、社内で承認・決裁を行う書類のため、会社名入りの角印ではなく、担当者や承認者が確認・承認したことを示す印鑑が使われます。担当者の個人の認印や、上長などの役職者の役職印を使う場合があります。誰がどの印鑑を押すかは、会社の規程によって異なります。近年は、電子ワークフローで承認し、紙の印鑑を使わない会社も増えています。

日常業務で使う印鑑(業務印・常用印)は、何を用意すればよいですか?

日常的に使える会社認印を複数用意しておくと、印鑑を用途ごとに管理しやすくなります。角印(社印)は、請求書や領収書などの対外文書のほか、在職証明書や各種証明書など、会社名義で発行する書類にも使えます。

お客様の声