Q個人事業主になったらどのような場面で印鑑を使いますか？

契約内容に応じて実印と認印を使い分ける

個人事業主として契約を結ぶ場合、印鑑証明書の提出を求められる契約には、個人として印鑑登録した実印を使用します。

印鑑証明書を伴わない契約では、個人の認印または屋号を入れた事業用認印を使用できます。個人実印を日常的な契約へ使用せず、契約内容に応じて使い分けることで、重要度の高い実印を持ち出す機会を減らせます。

契約書への押印が常に法令上必要とは限りませんが、取引先の規定や本人確認の方法として押印を求められる場合があります。使用する印鑑の指定がある場合は、契約相手の案内に従ってください。

金融機関の手続きで銀行印を使用する

事業用口座の開設や届出印の変更、金融機関の窓口で印鑑を必要とする取引では、届け出た事業用銀行印を使用します。

個人事業主は既存の個人口座を事業に使用できる場合もありますが、売上や経費を私生活のお金と分ける場合は、事業用口座と専用の銀行印を用意すると管理しやすくなります。

屋号を入れた銀行印の登録条件は金融機関によって異なるため、口座開設先の規定も確認してください。

見積書・請求書・領収書などには角印を使用する

角印は、次のような事業者が発行する書類に使用します。

• 見積書
• 納品書
• 請求書
• 領収書
• 発注書
• 提案書や報告書

これらの書類への押印が必須とは限りませんが、角印を押すことで、どの事業者が発行した書類なのかを示しやすくなります。取引先が押印済みの書類を求める場合にも使用できます。

紙への押印頻度が高い場合は、朱肉を使わず連続して押印できるシャチハタ角印を使用すると、書類作成を効率化できます。

住所や屋号を繰り返し記入する場合は住所印を使用する

屋号、住所、代表者名、電話番号などを繰り返し記入する書類には、住所印を使用できます。

住所印は、契約書、申込書、領収書、封筒などへ事業者情報をまとめて記載するときに便利です。必要な項目だけを組み合わせて押印できるため、書類ごとに記載内容が異なる場合にも対応しやすくなります。

住所印は実印や銀行印のように登録する印鑑ではなく、住所や屋号などの記入作業を効率化するための事務用スタンプです。

電子書類にはデジタル印鑑を使用する

PDF、Word、Excelなどの電子書類には、印面以外を透過したPNG形式のデジタル印鑑を画像として挿入できます。

請求書や見積書を電子データで発行する場合や、オンライン上で書類をやり取りする場合に利用できます。紙と電子書類の両方を使用する場合は、角印と同じ印影のデジタルデータを用意すると、発行する書類の印象を統一できます。

ただし、電子契約サービスの電子署名と画像形式のデジタル印鑑は同じものではありません。取引先から使用方法を指定されている場合は、その運用に従ってください。

行政手続きは提出先の様式を確認する

確定申告や開業に関する手続きなど、行政へ提出する書類には押印が不要となっているものもあります。

必要性は手続きや提出方法によって異なるため、過去の書類を基準に判断せず、提出先のWebサイトや最新の申請様式を確認してください。押印欄がない書類へ、任意に印鑑を押す必要はありません。

実際に使用する場面に合わせて用意する

個人事業主が使用する印鑑は、業種や取引方法によって異なります。

• 印鑑証明書を伴う契約がある場合は個人実印
• 事業用口座を開設する場合は事業用銀行印
• 印鑑証明書を伴わない契約書には事業用認印
• 紙の請求書や領収書を発行する場合は角印
• 住所や屋号を繰り返し記入する場合は住所印
• 電子書類を発行する場合はデジタル印鑑

すべてを一律に揃える必要はありません。個人事業主向けの印鑑を確認し、実際の業務で使用するものから用意してください。