Q電子契約を利用している場合でも法人実印は必要ですか？

オンライン登記では印鑑を提出しない方法もある

法人設立登記をオンラインで申請する場合は、法務局へ会社の印鑑を提出しない方法があります。

電子署名と電子証明書を使用し、設立登記から設立後の手続きまでオンラインで完結できる事業者であれば、会社実印を使用しないまま事業を始めることも可能です。

一方、書面で設立登記を申請する場合や、書面による委任状を使用する場合などは、会社実印の提出や押印が必要になることがあります。登記方法によって必要な準備が異なるため、設立手続きを依頼する専門家や管轄の法務局へ確認してください。

印鑑証明書を取得するには印鑑の届出が必要

会社実印は、法務局へ届け出ることで、会社の印鑑証明書を取得できる印鑑になります。

オンライン登記で印鑑を提出せずに法人を設立した場合、会社の印鑑証明書が必要になった時点で、会社実印を作成して法務局へ届け出る手続きが必要です。

将来、印鑑証明書を使う可能性がある場合は、会社実印を作成して登録しておくと、必要な手続きを進めやすくなります。

会社実印が必要になりやすい場面

会社実印は、相手方から会社の印鑑証明書の提出を求められる手続きで使用します。

例として、次のような場面があります。

• 金融機関における一部の手続き
• 不動産の売買や賃貸借
• 融資や保証に関する手続き
• 高額な取引や重要な契約
• 官公庁や取引先から印鑑証明書を求められる手続き

これらの契約や手続きでも、必ず会社実印を使用するとは限りません。会社実印が必要かどうかは、印鑑証明書の提出を求められるか、手続き先から使用する印鑑を指定されているかによって判断します。

印鑑証明書を求められていない契約では、会社認印や、決裁権限を持つ担当者の役職印を使用する場合があります。

自社が電子契約でも取引先の運用は異なる

自社が電子契約を導入していても、すべての取引先や手続き先が電子契約に対応しているとは限りません。

取引先から紙の契約書が送られてくる場合や、金融機関・不動産会社などから書面への押印と印鑑証明書を求められる場合があります。

電子契約だけで運用できるかを判断する際は、自社の契約方法だけでなく、次の点も確認してください。

• 主な取引先が電子契約に対応しているか
• 金融機関の手続きに会社実印が必要か
• 不動産契約や融資を予定しているか
• 印鑑証明書を求められる取引があるか
• 紙の契約書を使用する可能性があるか

デジタル印鑑と電子署名は同じものではない

デジタル印鑑は、Word・Excel・PDFなどの電子書類へ印影画像として挿入できます。

ただし、印影画像を貼り付けただけでは、電子署名のように署名者の本人性や文書が変更されていないことを技術的に証明するものではありません。

電子契約では、利用する電子契約サービスの電子署名や本人確認の仕組みに従って契約を締結してください。デジタル印鑑は、電子書類の発行元を視覚的に示したり、社内承認の印影として使用したりする目的で使い分けます。

必要になってからでは手続きに時間がかかる

会社実印が必要になった場合は、印鑑の作成だけでなく、法務局への印鑑届出と印鑑証明書の取得も必要になります。

契約や手続きの直前に会社実印が必要だと分かると、印鑑の完成や登録を待つことがあります。このためSirusiでは、電子契約を中心に運用する会社にも、将来の契約や手続きに備えて会社実印を用意しておくことをおすすめしています。

法人設立時にまとめて準備する場合は、会社実印・会社銀行印・角印を含む法人設立印鑑3本セットも選べます。