Q会社実印はどのような場面で使用しますか？

会社実印を使用する主な場面

会社実印は、法務局へ届け出た印鑑であることを印鑑証明書と照合し、法人による意思表示であることを確認する必要がある場面で使用します。

主な使用場面は次のとおりです。

• 不動産の売買や賃貸借
• 金融機関からの融資
• 高額な取引
• 継続的な取引に関する基本契約
• 保証契約
• 官公庁や法務局で会社実印を求められる手続き

ただし、これらの契約や手続きで常に会社実印が必要になるわけではありません。契約内容や相手方、提出先によって必要な印鑑や書類が異なるため、押印前に確認してください。

印鑑証明書を提出しない場合

法人の印鑑証明書を提出しない契約では、原則として法人認印を使用できます。

相手方の担当者が「代表印は実印である」と認識し、印鑑証明書を求めずに会社実印を指定することもあります。本来、印鑑証明書による照合がない場合は、必ずしも会社実印である必要はありません。

ただし、契約相手との関係や社内規程、契約の重要性によって判断は異なります。会社実印を使用するか、法人認印で対応できるかを相手方と確認し、慎重に判断してください。

会社実印だけで契約の効力が決まるわけではありません

印鑑は、契約や手続きに対する意思を示す手段の一つです。会社実印を押したから契約が有効になり、法人認印を押したから無効になるというものではありません。

会社実印と法人の印鑑証明書を組み合わせることで、押印された印影が法務局への届出印と一致することを公的に確認できます。その結果、実在する法人が契約の意思を示したことを確認しやすくなります。

法人認印を使用した契約でも、当事者間で合意が成立していれば、使用した印鑑の種類だけで契約の効力が変わるものではありません。

電子契約では会社実印を押さない場合があります

電子契約では、電子署名などによって契約者と意思表示を確認するため、物理的な会社実印を押さない場合があります。

同じ取引でも、書面契約か電子契約かによって必要な手続きが異なります。取引先から指定された契約方法と必要書類を確認してください。

会社実印の使用履歴を記録する

会社実印は、原則として法人の代表者が使用・管理する重要な印鑑です。押印した際は印鑑管理簿を作成し、少なくとも次の内容を記録することをおすすめします。

• 押印した日
• 押印した書類
• 契約や手続きの相手方
• 押印の目的
• 稟議・承認を行った担当者
• 会社実印を持ち出した場合の日時と返却状況

代表者が押印権限をほかの担当者へ委譲している場合は、使用目的や持ち出し状況を特に厳格に管理する必要があります。原則として二名体制で相互確認を行い、承認を受けていない押印や持ち出しを防ぐ運用が適しています。