Q会社実印と会社認印の違いは何ですか？

会社実印と会社認印は登録の有無で区別される

会社実印と会社認印は、どちらも法人を代表するために使用する代表者印です。印鑑の形状や素材ではなく、法務局への印鑑届出の有無によって区別されます。

法人印鑑全体の役割は、法人印鑑の種類と使い分けでも確認できます。

会社認印は印鑑証明書を求められない契約で使用する

会社認印は、印鑑証明書の提出を求められない契約や、代表者としての日常的な確認・承認に使用します。

社内の稟議書や決裁書に使用する印鑑は、会社認印に限りません。会社によっては役職印や担当者個人の印鑑を使用する場合もあります。どの印鑑を誰が使用するかは、社内規程や押印する書類の性質に合わせて定めます。

会社認印であっても、契約書へ押印すれば法人による意思表示として扱われます。「認印だから重要性が低い」と考えず、契約内容と押印権限を確認してから使用してください。

使用する印鑑だけで契約の効力が決まるわけではない

会社実印を押したから契約が有効になり、会社認印を押したから無効になるというものではありません。会社実印と会社認印は、どちらも法人の意思を示すために使用する印鑑です。

会社実印は法人の印鑑証明書と照合することで、押された印影が法務局への届出印と一致することを公的に確認できます。この確認が必要な契約や手続きでは会社実印を使用し、印鑑証明書を求められない場合は会社認印を使用するのが基本です。

押印は原則として代表者が行う

会社実印と会社認印は代表者印であるため、本来は法人の代表者が使用します。

ただし、現代の企業実務では、代表者が意思決定や押印承認を行い、管理部門の責任者などが実際の押印を代行する場合があります。押印を代行できる担当者、対象となる書類、承認方法、持ち出しの可否などは、社内規程で明確に定めてください。

押印を代行する場合も、誰の判断に基づいて、どの書類へ押印したかを記録し、権限のない担当者が使用できないよう管理する必要があります。

Sirusiでは外枠を統一し、内枠のデザインで区別する

Sirusiで同じ法人の会社実印と会社認印を作成する場合は、どちらも同じサイズで作成します。外枠のデザインは、その法人の印鑑であることが分かるように統一し、内枠に入る肩書のデザインを変えて区別します。

書体そのものを変えて区別する方法もありますが、実際には外枠のデザインを揃え、内枠のデザインへ違いを持たせる作り方が基本です。

押し間違いを防ぐには、次の方法も有効です。

• アタリの有無を変える
• アタリチャームの色を変える
• 収納する印鑑ケースを変える
• ケースへ実印・認印の表示を付ける

会社実印と会社認印の保管方法

会社実印と会社認印の保管場所を分けることで、会社実印のセキュリティを高められます。日常的に使用する会社認印と、使用機会を限定する会社実印を別々に管理すれば、会社実印へ不用意に触れたり、誤って使用したりするリスクを抑えられます。

一方で、保管場所を増やすと、管理者や使用履歴を把握しにくくなる場合があります。会社の規模や管理体制に合わせて、セキュリティと管理のしやすさを考慮して保管場所を決めてください。

会社実印は、施錠できる保管庫や金庫など、使用権限のない方が取り出せない場所で保管することをおすすめします。会社認印も、誰でも自由に使用できる状態にはせず、管理者と使用ルールを定めてください。

また、会社実印と法務局から交付される印鑑カードは、必ず別々の場所で保管してください。会社実印と印鑑カードを同時に持ち出せる状態にすると、紛失や盗難が起きた際のリスクが大きくなります。

会社認印を用意することで会社実印の使用を減らせる

会社認印を用意する主な目的は、会社実印を必要のない書類へ使用しないことです。

会社実印の使用を必要な場面に限定することで、持ち出し、紛失、盗難、印影の流出などのリスクを抑えられます。会社実印と会社認印を用途別に管理することは、法人の押印管理とリスク分散につながります。

法務局へ届け出る前は登録する印鑑を選べる

法務局へ印鑑届出を行う前であれば、会社実印用・会社認印用として作成した代表者印のうち、登録要件を満たす印鑑を会社実印として選ぶことができます。

印鑑届出を行った後は、法務局へ登録された印鑑が会社実印となります。登録後に使用目的を入れ替える場合は、単に印鑑を交換するのではなく、法務局で届出印の変更手続きが必要です。

登録後は、どちらが会社実印か分からなくならないよう、印鑑、ケース、保管場所、使用記録を対応させて管理してください。